工程造價業(yè)務技術檔案管理制度
2016-10-18 17:26:33
為規(guī)范公司工程造價檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。切實加強對我公司技術檔案的管理，做到業(yè)務技術檔案管理的科學化、規(guī)范化、標準化，實現(xiàn)業(yè)務技術檔案的科學管理和有效利用，特制定如下管理制度。
第一章 總 則
1.1業(yè)務技術檔案管理制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定。
??? 1.2業(yè)務技術檔案管理工作應做到及時、準確，并嚴格執(zhí)行保密的有關規(guī)定。
1.3業(yè)務技術檔案是在預結（決）算、審計等活動中形成的、具有保存價值的、并按歸檔制度保存起來的技術文件材料。主要形式有圖紙、圖表、文字、聲像等。
1.4業(yè)務技術檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，技術檔案是企業(yè)的寶貴材富，各部門要對技術文件的整理和歸檔工作高度重視。
1.5業(yè)務技術檔案管理工作實行統(tǒng)一領導，由總工程師直接領導技術檔案管理工作，堅持集中統(tǒng)一和分級管理相結合的原則，維護檔案的完整與安全，任何個人不得將公司技術檔案據(jù)為己有。
1.6業(yè)務技術檔案管理人員必須由熱心檔案事業(yè)，由具有較好檔案管理基礎的工程技術人員擔任。
第二章?? 技術資料的形成和歸檔
2.1在工作中形成的各種材料，由技術負責人作好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2歸檔材料必須真實、完整、系統(tǒng)。
2.3歸檔材料必須符合國家規(guī)定的文件格式的有關要求，書寫工整、裝訂成冊，適宜長期保存。
2.4各部門應重視和支持技術檔案資料的立卷歸檔工作。技術檔案資料由項目負責人在該項目報告出具后十日內，將需存檔的資料進行分類整理(詳見附錄)、并移交技術檔案管理人員進行裝訂。任何人不得將應存檔的資料據(jù)為已有，不得以任何理由拖延歸檔。
2.5技術檔案管理人員將收集的資料應及時在五日內整理、頁碼編號、立卷和歸檔。
2.6歸檔資料：主要由結論性文件資料、證明性文件資料、相關性文件資料組成。
2.6.1結論性文件資料內容和排列
（1） 工程造價咨詢報告書正本；
（2） 工程結算審核定案書；
（3） 工程造價審核報告簽發(fā)的報告擬稿紙。
2.6.2證明性文件資料內容和排列
（1）工程造價咨詢單位資料
a、工程結算書、工程計算底稿；
b、技術文件，包括各類分析說明文件、測算書、材料價格統(tǒng)計匯總表及有關咨詢單位的相關資料等；
c、工程類別核定單。
（2）業(yè)主(或委托方)提供資料
a、提供的主要文件:《委托方提供資料清單》（見附件），項目建議書及批件、設計方案、招標文件、工程承包合同、工程預（結）算書、設計變更單（或清單）、施工簽證（或清單）、甲供料明細單等；
b、咨詢過程中形成的主要文件：各種調查材料、采集數(shù)據(jù)、取證材料、會議紀要、文函等。
（3）承包方提供的資料：
承包方的企業(yè)資質、取費證書等。
2.6.3相關性文件資料內容和排列
（1）工程造價咨詢合同、司法鑒定委托書；
（2）咨詢單位作業(yè)計劃書；
（3）《工程造價咨詢質量控制流程單》原件；
（4）工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設計變更單位和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存；
（5）審計報告簽收單；
（6）卷內備考表。
2.7歸檔時間：工作中的技術文件材料，次年一季度歸檔；預結（決）算等文件材料，成果鑒定后一個月內歸檔；圖紙在預結（決）算完成后無誤一個月內歸檔，設備器材文件材料驗收合格后歸檔；外購設備技術資料，開箱時立即歸檔；外單位委托本公司的設計圖紙預結（決）算成套圖紙資料，完成后歸檔一套。
2.8歸檔份數(shù)：一般檔案歸檔兩份；重要檔案歸檔三份；需要向上級檔案館移交的檔案歸檔三份；聲像、光盤等資料全部歸檔。
2.9業(yè)務檔案管理人員對保存的技術檔案要定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，妥善解決。
2.10業(yè)務檔案管理人員必須熟悉公司管理檔案的歷史和現(xiàn)狀情況，積極為技術檔案的利用提供便利。
第三章?? 分類目錄與檢索
3.1業(yè)務檔案的分類要遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，以及便于保管、查詢、利用的原則。
3.2業(yè)務檔案分類編號嚴格《企業(yè)檔案分類編號辦法》執(zhí)行。
3.3各類業(yè)務檔案要根據(jù)實際需要編制檔案檢索工具，并逐步采用現(xiàn)代化技術，應用計算機存貯和檢索檔案。
第四章? 日常管理與借閱
4.1接收業(yè)務檔案必須認真驗收，確保業(yè)務檔案的成套性和完整性，并辦理交接手續(xù)。
4.2存放業(yè)務檔案必須有專用柜，排架一律從左到右，從上到下。
4.3業(yè)務檔案管理人員要嚴格按照技術檔案管理有關規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱檔案，要說明借閱的目的和歸檔時間，由借閱人在“借閱檔案登記簿”上登記，并及時將借出的案卷催交收回。
4.4借閱的業(yè)務檔案資料，未經(jīng)辦公室主任的同意不得擅自帶出單位，不得涂改、拆卷、轉借，用后及時歸還。
4.5查閱、借閱業(yè)務檔案人員，必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。借閱的業(yè)務檔案、資料不得擅自復制，確定需復制須經(jīng)辦公室主任同意。
4.6非本公司人員查閱業(yè)務技術檔案，需持單位介紹信，經(jīng)辦公室主任批準后方可調閱，并根據(jù)業(yè)務技術檔案的性質和內容決定是否允許查閱者復印或摘錄其中的有關內容。
4.7職工調離本公司必須歸檔所借業(yè)務技術檔案，經(jīng)檔案管理部門蓋章后，方可辦理離職手續(xù)。
4.8藍圖按四號圖大小，琴式折疊裝盒存放。
4.9底圖一律不得外借，并嚴格保持與藍圖的一致性。
4.10每年對所存業(yè)務檔案進行一次全面檢查，做到帳物相符，對所有受損業(yè)務檔案及時進行修補、復制。
4.11業(yè)務檔案庫房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，并做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防有害生物等的安全措施。
第五章?? 保存期限與密級
5.1保存期限：在造價咨詢中需要長期利用的業(yè)務技術檔案，列為永久保管（10年以上）；較長時間需要查考利用的檔案，列為長期保管（16～50年）；短時間內需要查考利用的檔案，列為短期保管（6年以下）。
5.2業(yè)務技術檔案鑒定每2～3年進行一次。
5.3業(yè)務技術檔案銷毀必須嚴格、慎重。對通過鑒定無保存價值的技術檔案，必須登記造冊，經(jīng)總工程師和主管部門批準后，由保衛(wèi)科和檔案室共同監(jiān)督銷毀。
5.4檔案密級：業(yè)務技術檔案共分絕密、機密和秘密三級，其確定標準嚴格按《科技保密條例》執(zhí)行。絕密檔案不準外借，經(jīng)主管部門和總工程師簽字批準可以在檔案室查閱，如需摘錄，必須登記；機密檔案經(jīng)總工程師批準可以在檔案室查閱或借閱；秘密檔案持本公司證明信可以到檔案室查閱或借閱。
第六章? ?業(yè)務技術檔案管理的法律責任
6.1對于損壞、丟失或擅自銷毀技術檔案，擅自提供、抄錄、公布業(yè)務技術檔案，涂改偽造業(yè)務技術檔案，出賣業(yè)務技術檔案，倒賣技術檔案或擅自把技術檔案賣給其他公司，攜帶禁止出本公司的技術檔案及其復制品出本公司，玩忽職守造成技術檔案損失的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分，造成損失的，責令賠償損失，構成犯罪的，追究其刑事責任。
6.2凡使用業(yè)務技術保密檔案者，必須承擔保密義務，如果造成失密或泄密必須承擔法律責任。
該制度自公布之日起實施。
?
?
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?四川信源工程項目管理有限公司
? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 2013年9月25日
